Contoh Pengelolaan Arsip Sekolah

Perkembangan teknologi yang semakin canggih dibidang elektronik khususnya komputer sangat cepat. Penggunaan komputer bahkan tidak hanya sebatas perusahaan bahkan sampai merambah ke rumah-rumah penduduk.

Penggunaan komputer disegala bidang memungkinkan terjadi dikarenakan program-program komputer tersebut mendukung aktivitas publik dan pribadi. Penggunaannya beragam sekali, dari urusan produksi pabrik, kesehatan, administrasi publik, pendidikan dan lainnya.

Begitu pula dalam bidang admnistrasi baik administrasi dalam arti luas maupun pengertian administrasi dalam arti sempit sebagai kegiatan ketatausahaan, kegiatan kearsipan, penggunaan arsip media komputer sudah menjadi tulang punggung suatu kantor. Dapat dipastikan jika pasokan listrik menuju komputer terputus maka banyak sekali kegiatan kantor yang berhenti hanya karena komputer/laptop tidak berfungsi.

Penggunaan komputer di perusahaan sebagai bagian ketatausahaan adalah sebagai berikut:

1. Sebagai pengolah kata, yang dapat digunakan untuk pembuatan dokumen, surat, laporan dan lain-lain. Aplikasi paling sering digunakan adalah word processor semisal Ms. Word.
2. Sarana pengiriman informasi, termasuk pengiriman surat dan dokumen lainnya menggunakan layanan surat elektronik atau sering disebut e-mail.
3. Sarana penyimpan data/informasi, sebagai arsip dari surat/dokumen email yang telah dikirim maupun diterima.

Penggunaan komputer seperti contoh diatas memiliki berbagai keunggulan dibanding menggunakan teknik manual biasa. Kelebihan-kelebihan penggunaan arsip media komputer adalah sebagai berikut:

1. Menghemat tenaga, karena menggunakan komputer mampu menggabungkan beberapa pekerjaan sekaligus, misalnya juru ketik, kurir pengirim surat, kearsipan dapat dikerjakan oleh satu orang saja.
2. Menghemat waktu untuk penataan kembali dan penemuan arsip.
3. Menghemat biaya dalam mengerjakan pekerjaan tatausaha karena tidak diperlukan banyak pegawai.

Namun selain memiliki keunggulan diatas, komputer esbagai sarana penunjang ketatausahaan juga memiliki berbagai kelemahan. Berbagai kelemahan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Rentan terserang ribuan jenis virus komputer yang dapat merusak komputer dan menghilangkan/ menghapus data dari tempat penyimpanan/hardisk di komputer. Virus tersebut biasanya ditularkan melalui flash disk, namun banyak juga melalui perangkat pengiriman surat elektroni e-mail.
2. Data yang tersimpan rentan dicuri oleh hacker, hacker adalah oknum yang berusaha menyusup ke dalam komputer dan mengacaukan atau mengambil data penting perusahaan yang berada dalam komputer.
3. Memerlukan biaya bear untuk pengadaanya, baik pembelian perangkat kerasnya, maupun softwarenya.
4. Sangat bergantung pada pasokan listrik, sehingga jika terjadi gangguan pada listrik, maka pekerjaan menggunakan komputer akan berhenti.

Dari berbagai kelemahan penggunaan media komputer diatas, maka kita perlu melakukan tindakan preventif untuk mengamankan data/informasi yang berada di sebuah komputer. Pengelolaan arsip menggunakan media komputer menitikberatkan pada pengelolaan arsip soft copy. Arsip ini merupakan produk arsip yang berbentuk magnetik yang akan disimpan dalam media penyimpanan seperti CD, flash disk, atau disimpan pada hard disk komputer, bahkan juga disimpan dalam media internet seperti google drive.

Pengelolaan Arsip Softcopy

Pengelolaan arsip soft copy memerlukan penanganan khusus mengingat rawannya ancaman oleh virus, malware maupun hacker, atau kerusakan fisik arsip tersebut. Hal-hal yang harus dilaksanakan dalam rangka pengarsipan arsip softcopy adalah sebagai berikut.

1. Pengamanan Arsip Dari Virus Komputer

Pengamanan terhadap virus komputer dapat dilakukan dengan cara berikut ini:

1. Membuat peraturan untuk tidak menggunakan flash disk dalam pembuatan surat/dokumen dan lain-lain, kecuali keadaan terpaksa dan telah yakin flash disk itu tidak mengandung virus.
2. Membuat pertahanan terhadap serangan virus di komputer dengan menggunakan password, menginstal antivirus, membangun firewall.
3. Mengecek kesehatan komputer secara berkala.

2. Pemeliharaan Arsip Softcopy

Data bebentuk softcopy memerlukan pemeliharaan agar informasi yang terkandung didalamnya dapat ditemukan dengan mudah dan dalam keadaan utuh. Pemeliharaan data/informasi ini delakukan dengan jalan sebagai berikut.

1. Membuat daftar file yang memuat, nama file, subjek file, nama bagian/direktorat pembuat file, tanggal pembuatan, dan petugas pengolah/pembuat arsip.
2. Membuat Back up dengan cara: mengcopy data kedalam flash disk/Cd, memberi label, menyimpan flashdisk/CD kedalam boks khusus, menyusun dalam lemari penyimpanan sesuai system filing yang dianut, menjaga tempat penyimpanan arsip agar selalu dalam keadaan baik.

3. Penyusutan Arsip Softcopy

Seperti arsip fisik pada umumnya, baik yang diolah melalui komputer maupun manual, arsip softcopy juga perlu disusutkan untuk menghindari tidak tersedianya rua.ng yang diperlukan dalam harddisk akibat terlalu banyak data yang disimpan, padahal beberapa data diantaranya tidak diperlukan lagi.

Penyusutan dapat dilakukan jika beberapa hal dibawah ini sudah terlaksana, beberapa faktor penyebab penyusutan tersebut adalah:

1. Tujuan sudah tercapai
2. Masalah sudah terpecahkan
3. Tidak ada kaitan dengan file yang lain
4. bukan data yang termasuk kategori arsip permanen, dan lain sebagainya

Untuk melakukan penyusutan arsip softcopy dengan media komputer cara yang dapat ditempuh adalah sebagai berikut:

1. Menghapus/delete arsip/file tersebut dari direktori penyimpanan pada hardisk
2. Menghapus nama file data yang bertalian dari daftar file yang sudah kita buat sebelumnya.

Setelah mengetahui pengelolaan arsip menggunakan media komputer, selanjutnya kita harus mampu memelihara arsip yang bersifat elektronik tersebut. 

Download Contoh Pengelolaan Arsip Sekolah

Silahkan Download Juga Kumpulan Aplikasi Administrasi Guru di bawah ini :